Analisis Struktur Organisasi Pada PT. Gudang Garam Tbk.

1.      Dewan Direksi

Dewan  Direksi  berhak  memeriksa  operasi  manajemen,  operasi pembukuan, dokumen  dan  asset  perusahaan  serta  berhak  meminta segala informasi yang berhubungan dengan perusahaan.

2.      Internal Audit

Internal Audit merupakan pengawas keuangan perusahaan. Internal audit bertugas   melakukan   pemeriksaan   dan   mengaudit   laporan keuangan  sehingga  dapat menghasilkan  laporan  yang  wajar  sehingga dipertanggungjawabkan kepada stakeholder.

3.      Sekretariat Perusahaan

Memiliki  tugas  untuk  mengatur  segala  aktivitas  masing-masing unit     bagian dan     mengurusi     administrasi     perusahaan,     serta mengkoordinir   dan mengawasi   pelaksanaan   kebijakan   pokok   dari dewan direksi.

4.      Direktorat SDM dan Pelayanan Umum

Direktorat  SDM  dan  Pelayanan  Umum  membawahi  empat  divisi, yaitu :

    a.   Divisi  SDM,  mempunyai  tugas  dalam  hal  peningkatan  kualitas karyawan   melalui   pembelian   program diklat,   pendidikan   dan pelatihan.

    b.    Divisi   Pelayanan   Umum,   mempunyai   tugas   untuk   menangani masalah   yang   berhubungan  dengan  rumah  tangga  perusahaan, seperti  office boy, dan belanja rumah tangga perusahaan.

      c.    Divisi   Transportasi,   mempunyai   tugas   untuk   mengelola   dan merawat  alat  transportasi  milik  perusahaan  seperti  truk,  mobil, helikopter, dan transportasi lainnya.

      d.      Divisi  Teknik  Umum,  mempunyai  tugas  mengatur  dan  mengelola mesin-mesin  umum  yang  digunakan  di  perusahaan  seperti  AC, pembangkit listrik dan air, diesel dan sebagainya.

5.      Direktorat Pengolahan

Direktorat Pengolahan membawahi empat divisi yaitu :

      a.    Divisi  Pengolahan  Tembakau,  mempunyai  tugas  untuk  mengolah tembakau  sehingga  dapat  menjadi  bahan  baku  yang  siap  pakai dalam produksi rokok.

     b.  Divisi  Pengolahan  Cengkeh,  mempunyai  tugas  untuk  mengolah cengkeh sehingga dapat menjadi bahan baku yang siap pakai dalam produksi rokok.

      c.     Divisi  Pengolahan  Saos,  mempunyai  tugas  untuk  mengelola  saos sehingga   dapat   menjadi   bahan   baku   yang   siap   pakai   dalam produksi rokok.

     d.  Divisi  Teknik  Pengolahan,  mempunyai  tanggung  jawab  dalam  hal mesin-mesin   yang   digunakan   dalam   proses   pengolahan   bahan baku.

6.      Direktorat Sigaret Kretek Tangan (SKT)

            Direktorat  Sigaret  Kretek  Tangan  (SKT)  membawahi  satu  divisi yaitu   divisi   sigaret   kretek   tangan.Divisi   ini   bertanggungjawab terhadap  segala  sesuatu  yang  berhubungan  dengan  SKT,  baik  dalam hal produksi, tenaga kerja, maupun alat-alat bantu yang digunakan.

7.      Direktorat Sigaret Kretek Mesin (SKM)

Direktorat Sigaret Kretek Mesin membawahi dua divisi yaitu:

     a.       Divisi  Sigaret  Kretek  Mesin,  mempunyai  tanggung  jawab  dalam hal menangani segala hal yang berhubungan dengan SKM, meliputi administrasi, jam kerja karyawan bagian SKM, dan sebagainya.

      b.      Divisi   Teknik   Produksi,   mempunyai   tanggung   jawab   untuk menangani mesin-mesin  yang digunakan dalam proses produksi di SKM.

8.      Direktorat Grafika

Direktorat Grafika membwahi tiga divisi yaitu :

      a.       Divisi Percetakan, mempunyai tugas untuk mencetak hal-hal yang khusus   yang   berhubungan   dengan   Gudang   Garam,   seperti mencetak  kertas untuk  bungkus  rokok,  dan  kertas  untuk  pelapis luar rokok (khusus untuk produk SKM).

     b.   Divisi Percetakan Umum,  mempunyai tugas untuk  mencetak hal-hal yang umum, seperti kalender, spanduk, poster dan sebagainya.

      c.       Divisi   Penunjang,   mempunyai   tugas   dalam   hal   keperluan-keperluan  lain  yang  dapat  menunjang  pembuatan  rokok,  seperti cat untuk pewarna bungkus rokok.

9.      Direktorat Pemasaran

Direktorat   Pemasaran   memiliki   tanggung   jawab   melaksanakan kegiatan  pemasaran  keluar  perusahaan, dan  membwahi  tiga  divisi

yaitu:

      a.       Divisi   Promosi   dan   penjualan,   mempunyai   tugas   dalam   hal promosi dan penjualan rokok di selururh wilayah pemasaran.

      b.      Divisi    Riset    dan    Analisa    Pemasaran,    mempunyai    tugas mengadakan  penelitian  untuk  menganalisis  dan  mencari  daerah atau   wilayah   yang   cocok   untuk   dijadikan   area   pemasaran produksi.

      c.       Divisi  Distribusi,  mempunyai  tugas  menyalurkan  hasil  produksi dari perusahaan ke seluruh wilayah pemasaran.

10.  Direktorat Keuangan

Direktorat Keuangan membawahi dua divisi, yaitu

      a.   Divisi  Keuangan,  mempunyai  tugas  mengelola  dan mengatur administrasi    keuangan    perusahaan,     membina    administrasi keuangan,    serta    menyusun    pertanggungjawaban    keuangan periodik maupun tahunan.

      b.    Divisi    Akuntansi,    mempunyai    tugas    untuk    mencatat    dan mengarsipkan   laporan   keluar   masuknya   kas   perusahaan   dan menyelenggarakan akuntansi keuangan.
       
      Komunikasi Vertikal
      1. Komunikasi Vertikal Kebawah

Komunikasi ini menunjukan arus pesan yang mengalir dari para pimpinan PT. Gudang Garam Tbk. kepada para karyawan, komunikasi ini digunakan untuk menyampaikan pesan yang berkenaan dengan tugas dan pengawasan. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, mencegah terjadinya kekurangan informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Pimpinan atau Direksi akan terus bergelut dengan informasi, karena itu kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat. Pimpinan perusahaan tersebut harus memiliki informasi dari setiap unit dalam organisasi dan harus memperoleh informasi untuk semua unit, aliran informasi ini merupakan aktivitas yang berkesinambungan.Adapun jenis komunikasi yang dapat disampaikan dari pimpinan ke karyawan diantaranya :

(1).  Informasi tentang melaksanakan pekerjaan;

(2).  Informasi tentang dasar pemikiran sebuah pekerjaan;

(3).  Informasi tentang kebijakan perusahaan;

(4).  Informasi tentang kinerja karyawan.

2. Komunikasi Vertikal Keatas

Komunikasi keatas adalah pesan yang mengalir dari karyawan PT. Gudang Garam kepada pimpinan, atau pesan yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi . Semua karyawan dalam perusahaan kecuali karyawan pada tingkat puncak melakukan komunikasi keatas,tujuannya untuk memberikan tanggapan mengenai kebjakan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini efek dari penyempurnaan moral dan sikap karyawan sehingga menciptakan kondisi komunikasi yang konduktif dalam menunjang kegiatan organisai. Kelancaran arus informasi yang mengalir dari bawah keatas sangat penting dalam meningkatkan produktivitas perusahaan. Jika komunikasi antara karyawan dan pimpinan terhambat atau mengalami distorsi maka akan berimbas kepada kondisi perusahaan menjadi tidak sehat dan ketidaknyamanan dalam pelaksanaan kewajiban baik di tingkat karyawan maupun di tingkat pimpinan itu sendiri. Adapun informasi yang seharusnya disampaikan dari karyawan PT. Gudang Garam kepada pimpinan diantaranya adalah:

(1).  Informasi tentang rancangan pekerjaan;

(2).  Informasi tentang persoalan atau kendala dalam pekerjaan;

(3).  Informasi tentang saran yang membangun untuk perbaikan unit;

(4).  Informasi tentang keluhan dan perasaan mengenai pekerjaan karyawan.

     Dengan adanya sinergi komunikasi antara pemimpin dengan karyawan, akan bermanfaat bagi produktifitas karyawan dan organisasi karena hal-hal yang dapat menghambat menghambat laju organisasi dapat diminimalisir dan diatasi. Komunikasi kepada pimpinan/direksi sangat penting untuk membuat suatu keputusan, oleh karena itu agar komunikasi ini berjalan dengan lancar dan memberikan informasi seperti yang diharapkan diperlukan pemrograman secara khusus. Untuk menyusun program tersebut diperlukan pedoman atau prinsip yang harus dipahami diantaranya  :

(1).  Perencanaan;

(2).  Berlangsung secara berkesinambungan;

(3).  Menggunakan saluran rutin;

(4).  Mengutamakan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah;

(5).  Mendengarkan secara objektif;

(6).  Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah;

(7).  Menggunakan berbagai media dan metoda untuk meningkatkan aliran informasi.

       Komunikasi Horizontal

       Komunikasi Horizontal adalah pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan yang dilakukan antara berbagai pejabat yang memiliki kedudukan yang sama (Miftah, Thoha., 1986 : 108). Komunikasi Horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan kerja dalam unit yang sama. Unit kerja disini meliputi Direktorat Teknik, Direktorat Pengolahan, Direktorat SKT, Direktorat SKM, Direktorat Produksi, Direktorat Grafika, Direktorat Pemasaran, Direktorat Keuangan, Direktorat SDM, dan Direktorat Teknologi Informasi yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan memiliki pimpinan yang sama. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi lainnya. Komunikasi Horizontal ini dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang keadaan dan fungsi organisasi. Tujuan komunikasi tersebut merupakan utuk koordinasi komunikasi yang berdimensi Horizontal baik itu secara tertulis maupun secara lisan. Bentuk komunikasi biasanya bersifat koordinatif dan merupan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sasaran komunikasi Horizontal bersifat saling menukar informasi atau pesan yang sangat penting dalam pemecahan masalah yang sedang dihadapi, guna menghindari penyelesaian masalah yang lambat. 

      Komunkasi Horizontal berlangsung secara harmonis dan teratur diantara sesama karyawan yang bekerjasama sebagai satu tim, diantara anggota dari kelompok kerja yang berbeda dengan ketergantungan pekerjaan, antara anggota departemen fungsional dan antara personalia dengan staf. Pola komunikasi Horizontal ini berkaitan erat dengan arus pekerjaan dalam perusahaan.